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深建協(xié)字（2007）第057號

 

深圳建筑業(yè)協(xié)會行政制度

 

為使協(xié)會各項業(yè)務(wù)按部就班的開展,保證協(xié)會各項工作有章可循,特制定深圳建筑業(yè)協(xié)會行政制度。

會議制度

一、協(xié)會會議種類。協(xié)會會議主要有：會員大會，會員代表大會，理事會議、常務(wù)理事會議、協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)及秘書處辦公會議、分支機構(gòu)及專業(yè)（工作）委員會會議等。

二、協(xié)會各類會議的召開與主持。會員大會、會員代表大會、理事會議及常務(wù)理事會議按章程規(guī)定召開，以上會議及協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)成員辦公會議由會長主持；秘書處辦公會議、分支機構(gòu)及專業(yè)（工作）委員會議等根據(jù)工作情況確定，以上會議由秘書長或分管領(lǐng)導(dǎo)主持。

三、會務(wù)及相關(guān)工作。1、會務(wù)工作。會員大會、會員代表大會、理事會議、常務(wù)理事會議及辦公會議由辦公室負責(zé)會前準(zhǔn)備工作及會議過程的各項會務(wù)工作，秘書處其他部門予以協(xié)助及配合；分支機構(gòu)及專業(yè)（工作）委員會會議等由相關(guān)部門負責(zé)會務(wù)工作。2、會議紀(jì)要及落實。按會務(wù)工作分工各部門相應(yīng)完成會議紀(jì)要及相關(guān)會議材料的撰寫，并協(xié)助協(xié)會或秘書處領(lǐng)導(dǎo)做好會議所確定事項的落實工作。

文件管理制度

秘書長是協(xié)會秘書處文件管理的負責(zé)人，辦公室是文件管理的責(zé)任部門，各部室依照本規(guī)定履行職能。

一、行文管理

1、秘書處行文使用兩個文號，“深建協(xié)字”和“深建協(xié)秘字”。 “深建協(xié)字”適用于以協(xié)會名義發(fā)出的文件，包括上行文，平行文，對會員單位的正式公文。“深建協(xié)秘字”是以秘書處的名義發(fā)出的公文，主要是各部室具體業(yè)務(wù)工作文件和秘書處的內(nèi)部事務(wù)管理文件等。兩種文號均加蓋協(xié)會印章或秘書處印章。

2、各類公文實行“誰起草誰校對的原則”。各職能部門根據(jù)工作需要，自行完成文件的起草工作，并將打好的文件清樣交辦公室，辦公室對文件負責(zé)審核，報秘書長、或會長審批簽發(fā)，并負責(zé)文件的文號編排，印發(fā)等工作。

3、冠以深建協(xié)字的各類公文需經(jīng)會長簽發(fā)，冠以深建協(xié)秘字的各類公文需經(jīng)秘書長簽發(fā)。

4、行文執(zhí)行登記制度。接收的部門和發(fā)文單位應(yīng)在行(發(fā))文記錄上簽收。

5、各類公文行文需使用《深圳建筑協(xié)會行文呈批表》（見表一）

二、收文管理

1、各級單位的來文來函，由辦公室負責(zé)接收、登記。

2、各部室收到的各類文件應(yīng)及時送交辦公室，辦公室按辦文程序的規(guī)定辦理。

3、各部室收到的郵寄或網(wǎng)上下載的各類文件應(yīng)及時送交辦公室。

4、文件原件由辦公室歸檔，各部室需保留文件時，僅保留復(fù)印件。

三、辦文管理

1、辦公室將收到的來文來函應(yīng)及時填寫《深圳建筑協(xié)會文件處理表》（見表二）并呈送秘書處領(lǐng)導(dǎo)批示。

2、辦公室根據(jù)秘書處領(lǐng)導(dǎo)對來文來函的意見，及時移交經(jīng)辦的各職能部室。辦公室負責(zé)督辦。

3、當(dāng)年各職能部室辦理完的文件資料留存在所在辦理部室。按照檔案管理的規(guī)定，年末各職能部室將各類公文交辦公室歸檔。

四、其他

發(fā)文的方式可分為四種：投遞、郵寄、收文單位領(lǐng)取及網(wǎng)上發(fā)文。

1、采用投遞方式的發(fā)文。凡向上級主管部門的各類文件均由辦公室負責(zé)。凡發(fā)向會員單位的發(fā)文由行文單位負責(zé)。

2、采用郵寄方式的發(fā)文由行文單位負責(zé)。

3、采用收文單位派員領(lǐng)取的方式發(fā)文，由行文單位負責(zé)。

4、采用網(wǎng)上發(fā)文的方式發(fā)文，由辦公室負責(zé)。

印章管理辦法

一、深圳建筑業(yè)協(xié)會的行政印章、業(yè)務(wù)專用章實行集中管理、按權(quán)限審批、留檔和使用登記的管理制度。

二、辦公室是印章管理的責(zé)任部門。負責(zé)印章的刻制、保管和使用記錄。設(shè)專人負責(zé)此項工作。

三、“深圳建筑業(yè)協(xié)會”印章的使用，由會長審批。秘書處印章的使用由秘書長審批。

四、財務(wù)專用章由主管會計負責(zé)保管，按有關(guān)財務(wù)管理的規(guī)定使用印章。

五、秘書處業(yè)務(wù)專用章及分支機構(gòu)印章的使用，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

六、印章保管人員應(yīng)保證在受控的情況下用印。

七、授權(quán)委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等，由專人保管，經(jīng)會長批準(zhǔn)后開具，并留底備查。

辦公用品管理制度

一、秘書長是辦公用品管理的負責(zé)人。辦公室負責(zé)辦公用品的采購。財務(wù)室負責(zé)辦公用品采購計劃的編制和倉庫管理。

二、財務(wù)室負責(zé)按季編制辦公用品的采購計劃。臨時急需的辦公用品，編制補充計劃。

三、辦公用品采購計劃由秘書長審批，批準(zhǔn)后交辦公室采購。

四、辦公室根據(jù)審批的采購計劃，組織二人以上實施采購。采購時，應(yīng)貨比三家，做到價廉物美。

五、采購的辦公用品，經(jīng)驗收后，交財務(wù)室并辦理入庫手續(xù)。

六、各部室按計劃到財務(wù)室領(lǐng)用，并在領(lǐng)用記錄上簽字。

七、辦公用品使用應(yīng)厲行節(jié)約，屬個人使用的辦公用品由個人妥善保管，屬公用辦公用品（如復(fù)印紙等）由辦公室控制使用。

接待工作制度

一、秘書長是協(xié)會對外接待工作的負責(zé)人，決定接待工作中的重要事項。

二、辦公室是接待工作的組織和牽頭部門。統(tǒng)一負責(zé)安排來訪團體或人員的接待，各職能部門按對口接待來訪的內(nèi)容協(xié)助工作。

三、各職能部室對口的接待安排，秘書處分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，各部室直接組織安排，辦公室協(xié)調(diào)。

四、接待工作應(yīng)熱情、禮貌、舉止適度，盡東道主之誼，樹立協(xié)會良好形象。

五、遵循對等接待原則和節(jié)儉原則。食、宿、行要尊重客人的意見，重要事項應(yīng)及時報協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)。

車輛管理規(guī)定

一、本協(xié)會車輛的主管部門為秘書處辦公室。根據(jù)工作需要由辦公室統(tǒng)一辦理相關(guān)購買、報廢等手續(xù)和證照，繳納相關(guān)費用，統(tǒng)籌兼顧，合理調(diào)配。

辦公室設(shè)專人負責(zé)車輛的維修、保養(yǎng)、年審，定期檢查車輛狀況。

專備車輛由協(xié)會及秘書處領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)使用、保管，其他車輛由辦公室安排使用和保管。各部門工作用車須提前預(yù)約，統(tǒng)一安排。

二、嚴(yán)格遵守道路交通管理規(guī)則及相關(guān)法令，文明駕駛，確保行車安全。

三、認(rèn)真做好車輛的維護和保養(yǎng)工作,強化安全意識。

四、保持車輛清潔衛(wèi)生，切實維護協(xié)會形象。

五、因私用車必須經(jīng)秘書長同意后，辦公室方可派車。

防火治安管理制度

一、秘書長是協(xié)會防火治安管理的負責(zé)人。辦公室是責(zé)任部門，設(shè)專人負責(zé)此項工作。

二、各部（室）負責(zé)本區(qū)域的治安防火工作。下班后切斷所有電源，關(guān)閉空調(diào)、通風(fēng)的開關(guān)，鎖好門窗。每天最后離開的人員，應(yīng)關(guān)閉公用的照明、通風(fēng)、空調(diào)，并鎖好大門。

三、開展防火宣傳活動，提高員工防火觀念和防火自覺性，普及防火與滅火常識宣傳教育。

四、經(jīng)常進行防火檢查，嚴(yán)格控制火源，妥善處理易燃品，保持防火通道通暢，整改火險隱患，堵塞火險漏洞，防止火災(zāi)發(fā)生。

五、發(fā)生火災(zāi)時，全體人員要積極投入滅火并及時報警.

六、按消防要求配備消防器材，不得挪作它用。并定期檢查、保養(yǎng)、維護、更換各種消防器械、藥物和材料，確保有關(guān)設(shè)施的有效性。

七、增強治安防范意識，保護好公私財物。個人貴重物品不得存放于辦公室。

八、加強安全用電意識。電線、電器殘舊，不能保證安全使用的，應(yīng)及時更換。配電房等消防重地，嚴(yán)禁吸煙和使用明火，非專業(yè)管理人員不得隨意進入。

本制度由二00七年八月一日始施行。原“深建協(xié)字（2002）第20號《深圳建筑也協(xié)會辦公室管理制度》”及“深建協(xié)秘字（2003）第12號《深圳建筑業(yè)協(xié)會行政管理辦法》”同時廢止。

 

 

二00七年七月二十日